Le mail est le moyen de communication le plus utilisé pour les échanges professionnels. Par conséquent, il est important d’avoir connaissance de certaines règles basiques qu’on doit respecter pour la rédaction de mail professionnel.

►La formule d’appel

Elle caractérise les premiers mots du courriel et permet la prise de contact avec le destinataire. La formule d’appel est choisie en fonction de :

• notre relation avec le destinataire (supérieure hiérarchique, collègue, partenaire ou client…
• de la situation de communication : échange professionnel, administratif ou amical…

►Le contenu du mail

Il doit est concis et précis pour faciliter la lecture et la compréhension. L’idéal est de se focaliser sur l’essentiel du message à passer, organiser le contenu en paragraphes ; chaque paragraphe correspondant à une idée.

Après la formule d’appel, il faut rappeler l’objet de votre e-mail : problème, proposition, demande d’informations ou d’actions, candidature… et ensuite aborder les différents points et respectant une logique.

►La formule de politesse

Laissez une bonne impression de fin à votre interlocuteur en mettant la formule de politesse adaptée aux circonstances et à la nature de la relation. Celle-ci doit être brève.

►La signature

En général, les courriers électroniques sont paramétrés pour insérer automatiquement une signature personnalisée à la fin des courriels.

Si ce n’est pas le cas, il faut introduire une signature personnalisée qui comprend :  prénoms et nom, titre, numéro de téléphone et les références de votre structure.

L’ensemble du mail doit être rédigé dans un registre soutenu.

Ce site vous propose dix expressions à utiliser dans un mail professionnel.

https://parlez-vous-french.com/expressions-email-professionnel/

Hermine HONVO, Assistante Administrative à HERALD EXPERTISE ET CONSEIL.