L'organisation comptable est l'ensemble des obligations comptables mises en œuvre dans l'entité afin de répondre aux exigences de régularité et de sécurité pour assurer l’authenticité des écritures. L'entité doit faire en sorte que sa comptabilité puisse servir à la fois d’instrument de mesure des droits et obligations des partenaires de l’entité, d’instrument de preuve, d’information des tiers et de gestion (Art. 14 AUDCIF). En effet, l’organisation comptable doit favoriser un enregistrement exhaustif des flux afin que les documents légaux soient mis à la disposition des utilisateurs dans les délais requis.

De plus, l’Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires (OHADA) a rendu la présentation de certains documents comptables obligatoires. Il s’agit :

• du livre-journal, retraçant tous les mouvements de l’exercice ;
• du grand-livre, où sont reportés, compte par compte, tous les mouvements de l’exercice ;
• de la balance générale des comptes, faisant apparaître à la clôture de l’exercice, le solde de chaque compte ;
• du livre d’inventaire, sur lequel sont transcrits le bilan, le compte de résultat et le tableau des flux de trésorerie de chaque exercice, ainsi que l’opération d’inventaire.

Ces livres comptables et autres supports doivent être tenus sans surcharge ni altération d’aucune sorte (Art. 20 AUDCIF) et conservés durant une période de dix ans (Art. 24 AUDCIF).

Par ailleurs, l’organisation comptable mise en place doit respecter certaines conditions de régularité et de sécurité énumérées dans l’article 17 de l’AUDCIF. Il s’agit entre autres :

• la comptabilité doit être tenue dans la langue officielle et dans l’unité monétaire ayant cour légale dans l’État partie ;
• l’utilisation de la technique de la partie double ;
• la justification des écritures par des pièces datées, conservées, classées dans un ordre défini dans le manuel de procédures ;
• le recours à un plan de compte normalisé ;  ce plan doit être bien détaillé pour permettre l’enregistrement des opérations.

Enfin, la finalité de tout système d’organisation est la production des documents de synthèse, appelés états financiers. Cet ensemble est composé du Bilan, du Compte de Résultat, des Tableaux des Flux de Trésorerie et des Notes Annexes. Ces états financiers sont arrêtés au plus tard, dans les quatre mois qui suivent la date de clôture des comptes. La date d’arrêté doit être mentionnée dans toute transmission des états financiers.

Quels sont les différents types d’organisation comptable ? comment adapter un système d’organisation comptable aux réalités d’une entité ? Les réponses à ces différentes questions seront développées dans nos prochaines rédactions.

Références bibliographiques :  Acte Uniforme relatif au Droit Comptable et à l’Information Financière (AUDCIF)

Site internet :  https://www.l-expert-comptable.com/ (Préciser le site exact sur lequel les données ont été prises)

Boris GANNA,

Comptable au cabinet HERALD EXPERTISE & CONSEIL